Blog·augustus 2026·11 min leestijd

Waarom wij kozen voor een eigen omgeving per organisatie

De centrale ontwerpvraag was niet welke functies de tool moest krijgen, maar waar uw vergaderdata zich bevindt. Waarom wij kozen voor een eigen omgeving per organisatie, en waar de eerlijke afwegingen zitten.

Toen wij begonnen met het ontwerpen van Forgewise Recall, was de eerste vraag op tafel niet welke functies de tool moest krijgen. De eerste vraag was: waar bevindt de vergaderdata zich?

Dat klinkt misschien als een detail voor technici. Het is het tegenovergestelde. Een vergadering is een van de meest gevoelige informatiestromen binnen een organisatie. In een uur bespreking passeren personeelszaken, klantnamen, financiële cijfers, strategische twijfels en soms ook conflicten. Wie een tool bouwt die dat allemaal opneemt, transcribeert en analyseert, moet eerst antwoord geven op de vraag waar al die informatie terechtkomt en wie erbij kan.

Veel transcriptietools beantwoorden die vraag met een gedeelde cloudomgeving: één centrale infrastructuur waarin de data van alle klanten samen wordt verwerkt en opgeslagen. Wij kozen een andere weg: een eigen omgeving per klant. Elke organisatie die met Forgewise Recall werkt, krijgt een eigen omgeving bij een Europese hostingpartij. In dit artikel leggen wij uit waarom, wat dat concreet oplevert, en waar de eerlijke nadelen zitten. Want die zijn er ook.

Wat een gedeelde cloudomgeving concreet betekent

De term klinkt abstract, dus laten wij hem concreet maken. In een gedeelde cloudomgeving draait de software van de leverancier op één centrale infrastructuur. Alle klanten gebruiken dezelfde applicatie, dezelfde servers en meestal ook dezelfde database. Uw vergaderdata staat dan letterlijk naast die van andere organisaties, gescheiden door software, niet door hardware.

Dat is op zichzelf geen slechte architectuur. Het is efficiënt, schaalbaar en goedkoop in beheer. Maar het betekent wel een aantal dingen:

• Uw data deelt infrastructuur met onbekenden. Dezelfde database, dezelfde opslag, dezelfde rekenkracht. De scheiding tussen uw gegevens en die van andere klanten is een softwarelaag: een filter in de code dat bij elke opvraging moet bepalen welke data bij welke klant hoort.
• Een fout raakt potentieel iedereen. Een programmeerfout in dat filter, een verkeerd geconfigureerde toegangsregel of een beveiligingsincident bij de leverancier heeft in een gedeelde omgeving een bereik dat verder gaat dan één organisatie.
• U hebt weinig zicht op de werkelijke opzet. Waar de servers precies staan, hoe de scheiding technisch is ingericht en welke partijen meekijken op de infrastructuur, is vanaf buiten zelden controleerbaar.

Voor een notitie-app of een planningstool is dat vaak een acceptabele afweging. Voor de integrale inhoud van uw vergaderingen vonden wij het dat niet.

Onze keuze: een eigen omgeving per organisatie

Bij Forgewise Recall krijgt elke organisatie een eigen omgeving in een EU-datacenter. Geen gedeelde database, geen gedeelde applicatie-omgeving, geen applicatie-infrastructuur die u deelt met andere klanten van Recall. Uw omgeving is van u. Concreet bestaat die omgeving uit eigen virtuele machines bij een Europese hostingpartij, onder een verwerkersovereenkomst en binnen de AVG: eigen besturingssysteem, applicatie, database en schijf, niet gedeeld met andere klanten van Recall. De fysieke hardware is van de hostingpartij en wordt, zoals in elke cloud, door meerdere klanten van die partij gebruikt, van elkaar gescheiden door de hypervisor.

Dat is een bewuste, en eerlijk gezegd ook een duurdere, ontwerpkeuze. Wij maakten hem om drie redenen.

Volledig gescheiden omgeving

In een eigen omgeving bestaat het scenario "data van klant A lekt naar klant B" op infrastructuurniveau simpelweg niet binnen de applicatie-omgeving. Er is geen andere klant van Recall in uw omgeving. De database bevat alleen uw vergaderingen, de opslag alleen uw audio, de logbestanden alleen uw activiteit.

Die fysieke en logische scheiding is geen garantie tegen elk denkbaar risico; absolute veiligheid bestaat niet en wie dat belooft, verkoopt onzin. Maar het verwijdert wel een hele categorie risico's die inherent is aan gedeelde omgevingen: het risico dat een scheidingsmechanisme in software faalt. U hoeft ons niet te geloven op de kwaliteit van een filter; de scheiding zit in de architectuur zelf.

Audio wordt lokaal verwerkt

De transcriptie van uw opnames gebeurt in uw eigen omgeving, op infrastructuur die uitsluitend voor uw organisatie werkt. Wij sturen uw audio-opname niet buiten die omgeving; de enige weg naar buiten is een download door degene die de opname maakte. Wat naar buiten gaat voor de analyse is uitsluitend tekst, en ook dat alleen binnen de kaders die hieronder staan beschreven.

Dit is het verschil tussen transcriptie in een eigen omgeving en transcriptie als externe dienst. Bij veel tools wordt de audio geüpload naar een centrale verwerkingsdienst, soms buiten de EU, en hebt u geen zicht op wat daar met de opname gebeurt of hoe lang deze bewaard blijft. Bij Forgewise Recall is de route kort en controleerbaar: van uw browser naar uw omgeving, verwerking in uw omgeving, klaar.

Controle over uw eigen gegevens

Data-soevereiniteit is een groot woord voor een eenvoudig principe: uw organisatie bepaalt wat er met uw gegevens gebeurt, niet de toevallige architectuur van een leverancier. Een eigen omgeving maakt dat principe praktisch:

• U weet waar uw data staat: in uw eigen omgeving, in een EU-datacenter.
• U bepaalt wie toegang heeft, per vergadering, via rollen (eigenaar, bewerker, lezer).
• Verwijderen betekent verwijderen in uw omgeving, niet een verzoek in een gedeeld systeem waarvan u de afhandeling niet kunt controleren.
• Bij het einde van de samenwerking is de afbakening helder: uw omgeving, en dus uw data, is een afgebakend geheel.

Voor organisaties die met een AVG-conforme vergadertool willen werken, is dit geen luxe maar de basis. De AVG vraagt van u als verwerkingsverantwoordelijke dat u kunt uitleggen en aantonen hoe persoonsgegevens worden verwerkt. Dat uitleggen is aanzienlijk eenvoudiger als het antwoord "in onze eigen omgeving in een EU-datacenter" is. Wie zich afvraagt wat er juridisch komt kijken bij het opnemen zelf, leest ons artikel Mag u een vergadering opnemen volgens de AVG?.

Keuze in AI-configuratie: standaard EU, optioneel volledig lokaal

Een eigen omgeving geeft nog een vrijheid die in een gedeelde cloudomgeving niet bestaat: u kiest zelf hoe de AI-analyse is geconfigureerd.

Standaard gebruikt Forgewise Recall voor de analyse van transcripten AWS Bedrock binnen de EU. Die keuze is gemaakt op kwaliteit: de analyses, samenvattingen, actiepunten en besluiten die daaruit komen zijn in onze tests aantoonbaar de beste. De verwerking blijft daarbij binnen de Europese Unie, en er gaat uitsluitend tekst naartoe, nooit audio.

Maar sommige organisaties willen of mogen zelfs dat niet. Voor hen is er analyse in de eigen omgeving, zonder dat er ook maar één woord van het transcript naar een AI-leverancier gaat. Dat is een knop die u zelf omzet in de instellingen: dan gebeurt ook de analyse binnen uw omgeving. De kwaliteit van zo'n model is op dit moment lager dan die van de standaardconfiguratie; dat zeggen wij er eerlijk bij. Maar de keuze is aan u, per organisatie, en dat is precies het punt. In een gedeelde omgeving beslist de leverancier voor iedereen tegelijk. In uw eigen omgeving beslist u.

Wat een eigen omgeving oplevert bij een audit of leveranciersbeoordeling

Veel van onze gebruikers werken in omgevingen waar een nieuwe tool niet zomaar wordt ingevoerd. Er is een informatiebeveiligingsfunctionaris, een privacy officer of een inkoopafdeling die vragen stelt. Terecht. En precies daar bewijst deze architectuur zijn waarde, omdat de antwoorden kort en controleerbaar zijn.

Wat u bij een leveranciersbeoordeling of audit concreet kunt aantonen:

• Locatie van de data. Uw omgeving draait in een EU-datacenter. Wij sturen geen audio buiten die omgeving, geen verwerking van opnames buiten de EU.
• Versleutelde opslag. Gevoelige gegevens worden versleuteld opgeslagen met AES-256-GCM. Niet als optionele bovenlaag, maar als standaardonderdeel van de opslag.
• Toegang per vergadering. Rollen (eigenaar, bewerker, lezer) worden per vergadering toegekend. Niet iedereen in de organisatie ziet alles; toegang volgt de inhoud.
• Audit-logging. Inlogpogingen, het inzien van vergaderingen, wijzigingen in instellingen en toegang door support worden vastgelegd. Bij de vraag "wie heeft dit gezien?" is er een antwoord met een tijdstempel.
• Verwerkersovereenkomst. Wij leveren een verwerkersovereenkomst waarin de rollen, subverwerkers en bewaartermijnen zijn vastgelegd. De inhoud daarvan komt overeen met hoe het systeem daadwerkelijk werkt, en dat is controleerbaar.

Het verschil tussen "onze leverancier zegt dat het veilig is" en "wij kunnen laten zien hoe het werkt" is precies het verschil dat een audit maakt of breekt.

Een gedeelde cloudomgeving kan op papier vergelijkbare beloftes doen. Het verschil zit in de aantoonbaarheid. "Uw data staat in uw eigen omgeving" is een claim die een auditor kan verifiëren. "Uw data is logisch gescheiden binnen onze gedeelde infrastructuur" is een claim waarvoor u de leverancier op zijn woord moet geloven. Op onze beveiligingspagina staat de volledige technische opzet beschreven, juist omdat wij vinden dat u dit soort claims moet kunnen nalezen in plaats van aannemen.

Bewaartermijnen: audio zeven dagen, inzichten blijven

Een goed bewaarbeleid is net zo belangrijk als goede beveiliging. Data die er niet meer is, kan ook niet lekken. Daarom hanteert Forgewise Recall een strak onderscheid tussen de opname en de uitkomst:

• Audio wordt zeven dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd. De opname is nodig voor de transcriptie en voor een korte controleperiode, bijvoorbeeld om een passage terug te luisteren. Daarna heeft het bestand geen functie meer, en dus verdwijnt het. Automatisch, zonder dat iemand eraan hoeft te denken.
• De inzichten blijven. Het transcript, de samenvatting, de actiepunten en de besluiten blijven beschikbaar, versleuteld opgeslagen in uw omgeving. Dat is immers de waarde van de tool: niet de opname zelf, maar wat eruit is gehaald.

Dit onderscheid is bewust. Een ruwe geluidsopname is de meest gevoelige vorm van de data: stemmen zijn herleidbaar tot personen, en een opname bevat alles, ook wat nooit in een verslag hoort. De tekstuele inzichten zijn gerichter, beter te beheren en beter te delen onder de juiste rollen. Door de audio kort te bewaren en automatisch op te ruimen, beperken wij het risico op het punt waar het het grootst is.

De eerlijke afweging: dit kost meer beheer

Het zou niet geloofwaardig zijn om alleen de voordelen te noemen, dus hier is de andere kant: een eigen omgeving per organisatie is bewerkelijker dan een gedeelde cloudomgeving. Voor ons, en indirect ook in de prijs.

Elke klantomgeving moet worden opgezet, bijgewerkt, gemonitord en geback-upt. Een nieuwe versie van de software rolt niet in één keer naar duizend klanten tegelijk, maar wordt per omgeving uitgerold. Dat is precies waarom de meeste leveranciers voor gedeelde infrastructuur kiezen: het schaalt goedkoper. Wij hebben dit beheer vergaand geautomatiseerd, met monitoring, alerting en een gestandaardiseerde uitrol per omgeving, maar het blijft structureel meer werk dan één centrale omgeving draaien.

Die kosten zijn geen weeffout in het model; ze zijn de prijs van de scheiding. Wij vinden die prijs verdedigbaar voor de doelgroep waarvoor wij bouwen: organisaties waar informatiebeveiliging een serieuze rol speelt in de besluitvorming. Advocatenkantoren, zorgorganisaties, gemeenten, financiële dienstverleners, ondernemingsraden, directies. Overal waar de inhoud van een vergadering onder een geheimhoudingsplicht valt, of waar een datalek meer kost dan een abonnement ooit kan besparen.

Voor wie is een gedeelde cloudomgeving prima?

Ook dat hoort bij een eerlijk verhaal: niet iedereen heeft een eigen omgeving nodig.

Werkt u als zzp'er of klein team aan vergaderingen zonder gevoelige inhoud? Zijn uw besprekingen vooral operationeel, zonder personeelszaken, klantgeheimen of concurrentiegevoelige informatie? Dan is een goede tool in een gedeelde cloudomgeving vaak een prima en goedkopere keuze. Het zou vreemd zijn als wij anders beweerden.

De vraag die u zichzelf moet stellen is niet "wat is technisch het mooiste?", maar "wat gebeurt er als de inhoud van onze vergaderingen op straat ligt?". Is het antwoord "vervelend, maar overkomelijk", dan is gedeelde cloud verdedigbaar. Is het antwoord "dat mag simpelweg niet gebeuren", dan wilt u een architectuur die daarop is ontworpen. Wie de opties naast elkaar wil zien, vindt op onze vergelijking een overzicht van hoe Forgewise Recall zich verhoudt tot andere oplossingen.

Voor organisaties die eigenlijk een volledig on-premise oplossing overwegen, een server in het eigen pand, is een eigen omgeving bij een Europese hostingpartij bovendien een praktisch alternatief voor on-premise: een afgescheiden omgeving met dezelfde controle over uw data, zonder dat u zelf hardware hoeft aan te schaffen, te patchen en te bewaken. Wilt u wel volledige lokale verwerking van de AI-analyse, dan kan dat, zoals hierboven beschreven, als configuratiekeuze binnen uw eigen omgeving.

Techniek is geen doel

Tot slot het principe achter dit alles. Wij zijn ingenieurs, en ingenieurs worden graag enthousiast over architectuur. Maar een eigen omgeving per klant is voor ons geen technisch speeltje en geen marketingterm. Het is een middel voor één doel: dat u een hulpmiddel voor uw vergaderingen kunt gebruiken zonder concessies te doen aan de vertrouwelijkheid van die vergaderingen.

Een transcriptietool werkt alleen als mensen vrijuit blijven spreken terwijl hij meeluistert. Dat doen mensen niet als ergens het knagende gevoel zit dat de opname "in de cloud" verdwijnt, naast de data van onbekenden, onder voorwaarden die niemand heeft gelezen. Vertrouwen is de eigenlijke functionaliteit. De architectuur, de eigen omgeving, de audioverwerking binnen die omgeving, de versleuteling, de bewaartermijnen, de audit-logging: dat alles staat in dienst daarvan.

Daarom kozen wij voor een eigen omgeving per organisatie. Niet omdat het de makkelijkste weg was, maar omdat het de enige weg was die past bij wat een vergadertool zou moeten zijn: een hulpmiddel dat tijd bespaart zonder dat u er iets voor hoeft in te leveren op privacy of controle.

Conclusie

De centrale ontwerpvraag achter Forgewise Recall was waar uw vergaderdata zich bevindt. Ons antwoord: in een eigen omgeving per organisatie, in een EU-datacenter, met audioverwerking binnen die omgeving, versleutelde opslag, rollen per vergadering en audit-logging. Audio wordt na zeven dagen automatisch verwijderd; de inzichten blijven. De AI-configuratie kiest u zelf: standaard AWS Bedrock binnen de EU voor de hoogste kwaliteit, of volledig lokaal als uw beleid dat vraagt. Dat model kost meer beheer dan een gedeelde cloudomgeving, en dat zeggen wij er eerlijk bij. Maar voor organisaties waar informatiebeveiliging telt, is het precies de basis die een vergadertool nodig heeft.

Wilt u het zelf ervaren? U kunt Forgewise Recall 14 dagen gratis proberen in een eigen omgeving, met exact dezelfde opzet als bij onze klanten: een eigen omgeving, dus geen gedeelde testomgeving. Geen creditcard nodig, geen automatische verlenging. Gewoon twee weken zelf vaststellen of dit werkt voor uw organisatie.

Forgewise Recall: van vergadering naar samenvatting, besluiten en actiepunten, in uw eigen omgeving. Probeer 14 dagen gratis.