RecallRecallVoor gemeenten, provincies, waterschappen en uitvoeringsorganisaties
Recall luistert mee met het teamoverleg, de bewonersavond of de commissie en levert een concept met samenvatting, besluiten en actiepunten, elk met een letterlijk citaat als bewijs. De opname blijft in uw eigen omgeving, de verwerking blijft binnen de EU, en de griffier, secretaris of notulist houdt de pen bij het vaststellen.
Waar het begint
Een overheidsorganisatie kent drie regimes, en wij adviseren in deze volgorde te beginnen. Vergaderingen van college, Gedeputeerde Staten en dagelijks bestuur zijn besloten en wat aan tafel wordt gewisseld is vertrouwelijk; daar beginnen wij niet.
Teamoverleg, projectgroepen, managementteam, afstemming tussen diensten. Hier wordt het meeste met de hand genotuleerd en het minste teruggevonden. Actiepunten met eigenaar en deadline, besluiten die vindbaar blijven.
Bewonersavonden, klankbordgroepen, gesprekken met ondernemers, agrariërs en instellingen. Een verslag met actie- en besluitenlijst dat de dag erna klaarstaat, en een opname die na zeven dagen weg is.
Raad, Provinciale Staten of algemeen bestuur, waar het reglement van orde dat toelaat: een woordelijk concept voor de griffie, met sprekers uit elkaar gehouden. Het vastgestelde verslag gaat naar uw eigen informatiesysteem.
Afbakening
Het datapad
Dit is wat de software afdwingt, niet alleen wat wij beloven. De details staan op de pagina over beveiliging en in onze privacyverklaring.
Voor FG, CISO en inkoop
Wij verwachten de vragen van uw functionaris gegevensbescherming en willen ze vooraf beantwoord hebben.
Met subverwerkerslijst (hosting, versleutelde back-ups, taalmodel en e-mail, allemaal binnen de EU), technische maatregelen, meldplicht en auditrecht. Geen doorgifte buiten de EER.
De gegevensbeschermingseffectbeoordeling van Recall, als vertrekpunt voor die van uw organisatie. Op aanvraag, net als het register van onze verwerkingen.
Audio maximaal zeven dagen. Transcripten en verslagen volgens een termijn die uw beheerder instelt. Logboek van toegang en handelingen, standaard een jaar. Bij opzeggen kiest u export of wissing; wij bevestigen schriftelijk.
Veertien dagen een eigen proefomgeving, zodat FG, informatiebeheer en griffie met een echte vergadering kunnen toetsen wat wij hier schrijven. Daarna beslist u.
De regels in het kort
Algemene informatie, geen juridisch advies; uw FG, griffie en archivaris kennen de eigen reglementen. De uitwerking met bronnen staat in ons artikel over gemeenten; provincies en waterschappen kennen parallelle bepalingen.
Verplicht is de openbaarheid van de vergadering van raad, Staten of algemeen bestuur en, voor gemeenten en provincies, een openbare besluitenlijst. Een verslag schrijft de wet niet voor; de vorm staat in het reglement van orde.
De grondslag voor een overheid is de publieke taak, niet gerechtvaardigd belang. Informeer deelnemers vooraf, houd de audio kort en zet stemherkenning uit.
Geldt voor elk bestuursorgaan. Openbaar wordt het vastgestelde verslag, niet de ruwe opname. De tweede tranche (verslagen van volksvertegenwoordiging en commissies) is op dit moment nog niet in werking.
De selectielijst van uw sector bepaalt wat blijvend wordt bewaard; voor gemeenten zijn dat agenda, verslag, besluitenlijst en opname van raad en commissies. Het archief voert u zelf. Daarom exporteert Recall en bewaart het niet voor u.
Lees verder: Mag een gemeente vergaderingen opnemen? en Mag u een vergadering opnemen volgens de AVG?.
Publieke sector
Onderwijsbesturen, woningcorporaties, GGD-en, veiligheidsregio’s en omgevingsdiensten vergaderen op dezelfde manier als een gemeente: bestuur, toezicht, ambtelijk overleg en bijeenkomsten met bewoners of ouders. Wat hierboven staat over de publieke taak als grondslag, het concept tegenover het vastgestelde stuk en de eigen omgeving geldt daar net zo. Voor overleggen waarin patiënt- of leerlinggegevens worden besproken gelden aanvullende regels; daarover gaan wij eerst met u in gesprek.
Veelgestelde vragen
In uw eigen Recall-omgeving, binnen de EU, versleuteld bewaard. Wij sturen de audio niet naar een AI-leverancier. Na zeven dagen wordt de opname automatisch gewist; transcript en verslag blijven, versleuteld, zolang uw bewaartermijn loopt.
Alleen tekst: het transcript met de vergadergegevens die u invult (deelnemers, agenda, context). Dat gaat via een versleutelde verbinding naar het taalmodel, binnen de EU; er wordt niet op getraind. Kiest uw beheerder voor het taalmodel in de eigen omgeving, dan vervalt ook die doorgifte.
Nee. Recall levert een concept: samenvatting, besluiten en actiepunten met een letterlijk citaat uit het transcript als bewijs. De griffier, secretaris of notulist stelt vast. Het vastgestelde stuk exporteert u naar Word of PDF en bewaart u in uw bestuurlijke informatiesysteem of documentmanagementsysteem; daar hoort het archief, niet bij ons.
De vervulling van een taak van algemeen belang of openbaar gezag (AVG artikel 6 lid 1 onder e), met een wettelijke basis zoals de Gemeentewet, de Provinciewet, de Waterschapswet, een verordening of het reglement van orde. Gerechtvaardigd belang is voor een overheidsinstantie bij de uitoefening van haar taak uitgesloten. Dit is algemene informatie; uw functionaris gegevensbescherming bepaalt de invulling.
Onze verwerkersovereenkomst met subverwerkerslijst en technische maatregelen, onze eigen DPIA, de bewaartermijnen per gegevenssoort en een proefomgeving van veertien dagen waarin uw FG en informatiebeheer zelf kunnen kijken. Alle verwerking vindt plaats binnen de EU; een route daarbuiten bestaat niet in de software.
Niet zonder vastgelegde toestemming. Sprekers binnen één vergadering uit elkaar houden gebeurt wel; een persoon over vergaderingen heen aan de stem herkennen is biometrie en staat technisch uit zolang er geen toestemming is geregistreerd. Voor participatiebijeenkomsten raden wij aan dit uit te laten.
Ja, voor de bestuurlijke en ambtelijke overleggen: onderwijsbesturen, woningcorporaties, GGD-en, veiligheidsregio’s en omgevingsdiensten hebben dezelfde vragen over grondslag, concept versus vastgesteld stuk en een eigen omgeving. Voor overleggen waarin patiënt- of leerlinggegevens worden besproken gelden aanvullende regels; neem daarvoor contact op, dan bespreken we eerst of en hoe dat past.
De meeste organisaties starten met één team of één participatietraject, met de FG aan tafel. Wij denken mee over de DPIA, leveren de verwerkersovereenkomst en richten de proefomgeving in. Prijzen staan per aantal gebruikers op de prijzenpagina, exclusief btw.