Blogoktober 202610 min leestijd

Mag een gemeente vergaderingen opnemen? Gemeentewet, AVG, Woo en archief op een rij

Ja, en voor raadsvergaderingen gebeurt het al jaren. Maar een bewonersavond is geen raadsvergadering en een collegevergadering al helemaal niet. Welke regels gelden waar, en wat verandert er als AI het verslag schrijft.

Gemeenten vergaderen veel, en steeds vaker klinkt de vraag of de opname niet gewoon door software kan worden uitgewerkt. Voor de raadsvergadering is opnemen al lang normaal: die wordt uitgezonden en teruggekeken. Voor een teamoverleg op de afdeling, een bewonersavond over een herinrichting of een gesprek met ondernemers ligt dat minder vanzelfsprekend. Dit artikel zet op een rij welke regels gelden voor welk soort overleg, en wat er bijkomt zodra een AI-notulist meeluistert.

Vooraf: dit is algemene informatie, geen juridisch advies. Een gemeente heeft een functionaris gegevensbescherming, een griffie en een archivaris; zij kennen de lokale verordeningen en reglementen. Dit artikel helpt om het gesprek met hen goed voorbereid te voeren.

Drie soorten overleg, drie regimes

Het eerste onderscheid is het belangrijkste. Binnen een gemeente lopen drie soorten vergaderingen door elkaar, en de regels verschillen per soort.

Raad en raadscommissies. Openbaar, tenzij de raad de deuren sluit. Deelnemers zijn volksvertegenwoordigers en bestuurders die in functie spreken. De opname is vaak al openbaar via de livestream en het raadsinformatiesysteem.
College van burgemeester en wethouders. Besloten. De besluitenlijst wordt openbaar gemaakt, maar wat aan tafel wordt gewisseld is vertrouwelijk en in veel reglementen uitdrukkelijk geheim. Dit is niet de plek om met opnemen te beginnen.
Ambtelijk overleg en participatie. Teamoverleggen, projectgroepen, managementteams, en daarnaast de bijeenkomsten met bewoners, ondernemers en instellingen. Hier zitten geen volksvertegenwoordigers in functie, wel medewerkers en inwoners. Dit is waar de AVG het zwaarst weegt en waar de meeste winst zit, want hier wordt het meeste met de hand genotuleerd.

Wat de Gemeentewet eist, en wat niet

De Gemeentewet is korter dan veel mensen denken. Zij verplicht de raad en het college om een besluitenlijst van hun vergaderingen openbaar te maken (artikel 23 lid 6 voor de raad, artikel 60 lid 3 voor het college), behalve waar geheimhouding geldt of het openbaar belang zich ertegen verzet. Een verplichting om een verslag of notulen te maken staat er niet in; de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft dat bevestigd.

De vorm van de verslaglegging bepaalt de raad zelf, in zijn reglement van orde (artikel 16). Veel raden kiezen voor een woordelijk verslag of voor een audio- of videoverslag met een besluitenlijst; sommige voor een beknopt verslag met de naam van de spreker en een correctietermijn. Wie een opname door software wil laten uitwerken, kijkt dus eerst in het eigen reglement: wat is daar afgesproken over verslag, correctie door sprekers en vaststelling?

Van een besloten vergadering wordt een apart verslag gemaakt dat niet openbaar is zolang de geheimhouding staat. Een opname van zo'n vergadering valt onder hetzelfde regime: wie hem maakt, beheert ook een geheim stuk.

De AVG bij een gemeente: publieke taak, geen gerechtvaardigd belang

Een geluidsopname bevat persoonsgegevens: stemmen zijn herleidbaar en de inhoud gaat over mensen. Dat geldt voor elke organisatie, maar voor een gemeente is er één verschil dat vaak over het hoofd wordt gezien. Een bedrijf baseert het opnemen van werkoverleg meestal op het gerechtvaardigd belang. Een overheid mag die grondslag niet gebruiken voor de uitoefening van haar taak; de AVG sluit dat uitdrukkelijk uit (artikel 6 lid 1, slotzin). De grondslag voor een gemeente is de vervulling van een taak van algemeen belang of van openbaar gezag (artikel 6 lid 1 onder e), en die taak moet terug te voeren zijn op een wettelijke basis: de Gemeentewet, een verordening, het reglement van orde.

In de praktijk betekent dat:

Doel en basis vastleggen. Waarom wordt opgenomen (verslag, besluitenlijst, actiepunten) en op grond van welke taak. Dat hoort in het register van verwerkingsactiviteiten.
Informeren. Deelnemers weten vooraf dat er wordt opgenomen, waarvoor, hoe lang de opname bewaard blijft en wie erbij kan. Voor een bewonersavond betekent dat een mededeling in de uitnodiging en aan het begin van de avond, en een reëel alternatief voor wie niet in de opname wil: inbreng via een formulier, of buiten de opname om genotuleerd.
Bijzondere gegevens. In een inspraakavond vertellen mensen over hun gezondheid, hun gezin, hun geloof. Dat zijn bijzondere categorieën persoonsgegevens die in een transcript terechtkomen. Een korte bewaartermijn en een verslag dat alleen vastlegt wat voor het besluit nodig is, zijn hier geen luxe.
Stemherkenning is biometrie. Sprekers binnen één vergadering uit elkaar houden is iets anders dan een persoon over vergaderingen heen aan zijn stem herkennen. Dat laatste is verwerking van biometrische gegevens en vraagt uitdrukkelijke toestemming. Kies software die dit technisch afdwingt en niet alleen belooft.
Niet langer bewaren dan nodig. Is het verslag vastgesteld, dan is de opname voor het doel "verslag maken" klaar. Voor raads- en commissievergaderingen geldt daarnaast het archiefregime, zie hieronder.

Bij Forgewise Recall is dit de standaardinrichting: de opname wordt in uw eigen omgeving verwerkt en na zeven dagen automatisch gewist, stemherkenning over vergaderingen heen staat uit zolang er geen geregistreerde toestemming is, en voor samenvatting en besluitenlijst gaat alleen tekst naar het taalmodel, binnen de EU. Zie de uitleg voor de overheid.

Openbaar maken: de Woo

De Wet open overheid verplicht gemeenten om bepaalde documenten uit zichzelf openbaar te maken. De tweede tranche van die verplichting raakt vergaderingen direct: verslagen van raad en commissies, en agenda's en besluitenlijsten van het college, binnen twee weken na vaststelling. Die tranche is op het moment van schrijven (oktober 2026) nog niet in werking; de VNG rekent op januari 2027. Controleer de actuele stand bij uw Woo-coördinator.

Voor wie opneemt heeft dat twee gevolgen. Ten eerste: wat openbaar wordt is het vastgestelde verslag, niet de ruwe opname of het ruwe transcript. Een transcript bevat versprekingen, namen van inwoners en zijpaden die in een vastgesteld verslag niet thuishoren. Ten tweede: het verslag moet vóór publicatie geschoond zijn van persoonsgegevens die niet nodig zijn, en dat is mensenwerk. Een AI-notulist levert daarvoor een concept, geen eindproduct.

Bewaren: Archiefwet en Selectielijst

Gemeenten bewaren volgens de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020. Voor vergaderingen van raad en commissies geldt daarin (categorie 19.1.6) dat agenda, verslag, besluitenlijst én opname blijvend worden bewaard. De zorg voor dat archief ligt bij de gemeente zelf, niet bij een leverancier.

Dat heeft een praktisch gevolg voor de keuze van software: een notuleertool is geen archief. Het vastgestelde verslag en, waar dat moet, de opname horen in het raadsinformatiesysteem of het documentmanagementsysteem van de gemeente, in een formaat dat daar bewaard kan worden. Een tool die alleen in zijn eigen omgeving bewaart en geen export heeft, past niet in deze keten. Voor ambtelijk overleg en participatie gelden andere, kortere termijnen uit dezelfde Selectielijst; uw archivaris of DIV-afdeling weet welke.

Digitaal vergaderen

De Wet digitaal vergaderen decentrale overheden is in 2026 door beide Kamers aangenomen en maakt digitaal en hybride vergaderen van raad en commissies structureel mogelijk. De datum van inwerkingtreding was bij het schrijven van dit artikel nog niet bekend. De wet zegt niets over de manier van verslaglegging; het reglement van orde blijft daarvoor de plek.

AI erbij: wat de toezichthouder vraagt

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft in 2026 een gemeente geadviseerd over de inzet van een AI-assistent in de kantooromgeving. De strekking is ook voor een AI-notulist bruikbaar: een scherp omschreven doel, zicht op wat de leverancier precies verwerkt en waar, en menselijke controle op de uitkomst. Dat geldt óók voor een proef; een pilot is geen vrijstelling.

Vertaald naar het uitwerken van vergaderingen:

Het resultaat is een concept. De griffier, de notulist of de projectleider stelt vast; de software stelt voor. Een besluitenlijst die niemand heeft nagelezen is geen besluitenlijst.
Weet wat waarheen gaat. Blijft de audio bij de gemeente? Gaat er tekst naar een taalmodel, en zo ja, waar staat dat model en traint de leverancier erop? Staat dat in de verwerkersovereenkomst, of alleen op de website?
Doe de DPIA vooraf. Structureel opnemen van gesprekken met inwoners, met uitwerking door AI, is een verwerking waarvoor een gegevensbeschermingseffectbeoordeling voor de hand ligt. Vraag de leverancier om zijn eigen DPIA en verwerkersovereenkomst als vertrekpunt.
Neem de keten mee. Van opname naar concept naar vastgesteld verslag naar RIS of DMS naar Woo-publicatie. Elke schakel heeft een eigenaar.

Checklist voor griffie, FG en informatiebeheer

Bepaal per soort overleg (raad en commissies, ambtelijk, participatie) of en waarom er wordt opgenomen; laat het college buiten beschouwing.
Controleer het reglement van orde op afspraken over verslag, correctie en vaststelling.
Leg doel en wettelijke taak vast in het register; gebruik niet "gerechtvaardigd belang".
Informeer deelnemers vooraf en bied inwoners een alternatief buiten de opname.
Zet stemherkenning over vergaderingen heen uit, tenzij er vastgelegde toestemming is.
Regel een korte bewaartermijn voor audio en een vaste overdracht van het vastgestelde verslag naar RIS of DMS.
Sluit een verwerkersovereenkomst met subverwerkerslijst en EU-verwerking; vraag de DPIA van de leverancier op.
Spreek af wie het concept vaststelt en wie het schoont vóór Woo-publicatie.

Conclusie

Een gemeente mag vergaderingen opnemen, en voor de raad gebeurt dat al. De vragen zitten niet in het opnemen zelf maar in de keten eromheen: welke grondslag, wie wordt geïnformeerd, wat wordt openbaar, wat gaat het archief in, en wie houdt de pen bij het vaststellen. Wie die vragen per soort overleg beantwoordt, kan een AI-notulist inzetten waar hij het meeste oplevert, bij het ambtelijk overleg en de participatie, zonder dat de griffie, de FG of de archivaris verrast wordt.

Veelgestelde vragen

Mag een gemeente een bewonersavond opnemen?

Ja, als de gemeente dat doet voor een duidelijke taak (bijvoorbeeld het verslag van een participatietraject), de aanwezigen vooraf informeert en een alternatief biedt voor wie niet in de opname wil. De grondslag is de publieke taak, niet gerechtvaardigd belang of toestemming. Houd de bewaartermijn van de audio kort en neem in het verslag alleen op wat voor het besluit nodig is.

Moet een gemeente notulen maken van de raadsvergadering?

De Gemeentewet verplicht alleen een openbare besluitenlijst (artikel 23 lid 6). Een verslag of notulen zijn niet wettelijk verplicht; de raad bepaalt de vorm in zijn reglement van orde. Veel raden kiezen voor een woordelijk of een audio- of videoverslag naast de besluitenlijst.

Mag een gemeente gerechtvaardigd belang gebruiken als grondslag voor opnemen?

Nee, niet voor de uitoefening van haar taak. De AVG sluit gerechtvaardigd belang voor overheidsinstanties in dat geval uit. De passende grondslag is de vervulling van een taak van algemeen belang of openbaar gezag, met een wettelijke basis zoals de Gemeentewet of een verordening.

Wordt een opname of transcript openbaar onder de Woo?

De actieve openbaarmakingsplicht ziet op het vastgestelde verslag en de besluitenlijst, niet op de ruwe opname of het ruwe transcript. Een verslag wordt vóór publicatie geschoond van persoonsgegevens die niet nodig zijn. Een opname kan wel onderwerp zijn van een Woo-verzoek; dan geldt de gewone afweging.

Hoe lang moet een gemeente de opname van een raadsvergadering bewaren?

Volgens de Selectielijst gemeenten 2020 (categorie 19.1.6) worden agenda, verslag, besluitenlijst en opname van raads- en commissievergaderingen blijvend bewaard. Dat archief voert de gemeente zelf; een notuleertool is geen archief en moet het vastgestelde resultaat kunnen exporteren naar het raadsinformatie- of documentmanagementsysteem.

Mag een AI-notulist het verslag van een gemeentelijke vergadering schrijven?

Als concept wel. De toezichthouder vraagt een scherp doel, zicht op wat de leverancier verwerkt en menselijke controle op de uitkomst. Het vastgestelde verslag blijft het werk van de griffier of notulist, en de verwerking hoort in een DPIA en een verwerkersovereenkomst te zijn vastgelegd.