Blogoktober 20263 min leestijd
Het notitieboekje dat alles weet en niets deelt
Bijna iedereen heeft er een, en er staat ongelooflijk veel in. Vijf momenten waarop het boekje u in de steek laat, en wat wel werkt voor de afspraken uit een overleg.
Bijna iedereen heeft er een. Een notitieboekje, vaak een mooie, dat mee gaat naar elk overleg. Er staat ongelooflijk veel in: wat is besproken, wie wat zou doen, dat ene telefoonnummer, een schets van het nieuwe proces. Het boekje weet alles. Het probleem is dat het dat voor zich houdt.
Vijf momenten die iedereen herkent
Het boekje is kwijt. Laten liggen in de trein, achtergebleven op een klantlocatie, verdwenen bij het opruimen van een bureau. Drie maanden aan afspraken, in één keer weg. Er is geen kopie, want van een boekje maak je geen back-up.
"Wat hadden we daar ook alweer over afgesproken?" De leverancier belt over de leverdatum. Het staat ergens, rond half september, links bovenaan. Twintig bladzijden terugbladeren, handschrift ontcijferen, en dan blijkt de datum op de volgende pagina te staan, bij een ander overleg.
Geen overzicht. Actiepunten staan verspreid over weken aan pagina's, met een streepje of een sterretje ervoor. Welke zijn af? Welke zijn van u, welke van een ander? Wie het overzicht wil, schrijft alles nog een keer over in een lijstje. En dat lijstje raakt ook achter.
Niet te delen. Een collega valt uit, net na een belangrijk klantgesprek. Alles wat is afgesproken zit in één hoofd en in één boekje dat op een bureau ligt. Een overdracht wordt raden en terugbellen.
Twee boekjes, twee waarheden. Iedereen aan tafel schreef mee, ieder in zijn eigen woorden. Drie weken later gaat de discussie niet over het besluit, maar over wat het besluit was.
Het boekje is het probleem niet
Mensen schrijven niet voor niets. Schrijven helpt luisteren en onthouden. Het probleem is wat er daarna niet gebeurt: de afspraken komen er niet meer uit. Ze zijn niet doorzoekbaar, niet deelbaar en niet gekoppeld aan een eigenaar en een datum.
Wat wel werkt, is eenvoudig te omschrijven en lastig vol te houden met de hand:
- één plek waar van elk overleg vastligt wat is besproken, besloten en afgesproken;
- doorzoekbaar over alle overleggen heen, zodat "leverdatum" in twee seconden het juiste overleg oplevert;
- actiepunten met een eigenaar en een deadline, die u kunt afvinken of doorzetten naar uw takenlijst;
- te delen met wie erbij was, zodat één versie van de afspraken bestaat in plaats van vijf.
Zo doen wij het
Forgewise Recall neemt het overleg op, met een telefoon of laptop op tafel, en maakt er een verslag van met samenvatting, besluiten en actiepunten met eigenaar en deadline. Elk besluit heeft een letterlijk citaat uit het gesprek erbij, zodat de discussie over "wat was het besluit" niet meer nodig is. Alles staat in de eigen omgeving van uw organisatie en is doorzoekbaar over al uw vergaderingen. De opname zelf wordt na zeven dagen gewist; het verslag blijft.
Het boekje mag blijven. Voor de schets van het nieuwe proces, voor het telefoonnummer, voor wat u zelf wilt onthouden. De afspraken van het overleg horen ergens waar het hele team erbij kan, ook als het boekje in de trein ligt.
Meer over wat er na de vergadering gebeurt: Van vergadering naar actiepunten en Een transcript is geen vergaderverslag.
Veelgestelde vragen
Hoe vind ik een afspraak uit een oud overleg terug?
Door de afspraken niet alleen in een boekje te zetten maar op één doorzoekbare plek, per overleg, met datum en deelnemers. In Forgewise Recall zoekt u over al uw vergaderingen heen op een woord als "leverdatum" en krijgt u het overleg, het besluit en het citaat uit het gesprek.
Hoe deel ik de afspraken uit een overleg met collega’s die er niet bij waren?
Met een verslag dat samenvatting, besluiten en actiepunten bevat en dat u deelt met wie het nodig heeft, in plaats van een foto van een bladzijde. Zo bestaat er één versie van de afspraken, ook als iemand uitvalt of het overleg overneemt.
Moet ik stoppen met mijn notitieboekje?
Nee. Schrijven helpt luisteren en onthouden. Houd het boekje voor wat van uzelf is: schetsen, ideeën, een telefoonnummer. Laat de afspraken van het overleg zelf op een plek landen waar het hele team erbij kan en waar ze een eigenaar en een deadline hebben.
Lees ook
- Mag een gemeente vergaderingen opnemen? Gemeentewet, AVG, Woo en archief op een rij
Ja, en voor raadsvergaderingen gebeurt het al jaren. Maar een bewonersavond is geen raadsvergadering en een collegevergadering al helemaal niet. Welke regels gelden waar, en wat verandert er als AI het verslag schrijft.
- Shadow AI is geen technologieprobleem. Het is een uitgestelde beslissing.
De vraag is niet óf uw organisatie AI gebruikt. Dat gebeurt al. De vraag is hoe, binnen welke kaders, en wie dat beslist. Over draagvlak, transparantie en een beslissing die te lang wordt uitgesteld.
- Waarom een transcript nog geen vergaderverslag is
Een transcript legt vast wat er gezegd is, een verslag legt vast wat er toe doet. Zo overbrugt u het verschil, met of zonder AI.
Forgewise Recall: van vergadering naar samenvatting, besluiten en actiepunten, in uw eigen omgeving. Probeer 14 dagen gratis.