RecallRecallForgewise Recall
Laatst bijgewerkt: 10 oktober 2026
Dit document is opgesteld voor gebruik in samenhang met de overige Forgewise-documentatie. In geval van tegenstrijdigheid gelden de afspraken uit de ondertekende overeenkomst en eventuele verwerkersovereenkomst of SLA.
Forgewise B.V. hecht waarde aan een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe wij daarmee omgaan en welke rechten betrokkenen hebben.
Forgewise B.V., gevestigd te Brielle, Nederland, is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die zij verwerkt voor eigen bedrijfsdoeleinden, zoals accountbeheer, beveiliging, support, facturatie en communicatie.
Voor persoonsgegevens die klanten via Forgewise Recall verwerken in het kader van meetings, opnames, transcripties en analyses, treedt Forgewise in beginsel op als verwerker namens de klant. In dat geval is de klant in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke. Deze verwerking wordt geregeld in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst, de template is op aanvraag beschikbaar.
Voor privacyvragen kan contact worden opgenomen via privacy@forgewise.ai.
Voor het opnemen van gesprekken en het informeren van deelnemers ligt de primaire verantwoordelijkheid in beginsel bij de klant of gebruiker die de opname start. Die partij moet zelf beoordelen welke rechtsgrond, informatieplicht of toestemming vereist is.
| Gegeven | Bewaartermijn |
|---|---|
| Audio-opnames | Maximaal 7 dagen, tenzij eerder verwijderd |
| Transcripties | Zolang het account actief is, of de door uw organisatie ingestelde bewaartermijn (instelbaar 90–730 dagen); nachtelijke opruiming |
| Analyses | Zelfde termijn als transcripties (worden samen met de meeting verwijderd) |
| Stemprofielen of stemkenmerken | Standaard 90 dagen (instelbaar); alleen aangemaakt met geregistreerde toestemming |
| Accountgegevens | Tot maximaal 30 dagen na beëindiging van het account |
| Beveiligingslogs en auditlogs | Standaard 365 dagen, door uw organisatie instelbaar met een ondergrens van 90 dagen (aantoonbaarheid); nachtelijke opruiming |
| Proefomgevingen (trial) | 14 dagen proefperiode; daarna worden de gegevens nog 14 dagen bewaard voor een eventuele overstap en vervolgens wordt de volledige proefomgeving onherstelbaar gewist |
| Aanvragen voor een proef- of klantomgeving (naam, e-mail, bedrijf, toelichting) | Tijdens de beoordeling, de proefperiode en de overstaptermijn; 90 dagen na het wissen van de proefomgeving of na afwijzing worden naam, e-mailadres en toelichting automatisch geanonimiseerd (nachtelijke opruiming). Wordt de aanvraag een klantomgeving, dan bewaren wij de gegevens zolang de overeenkomst loopt |
| Klantomgeving na beëindiging van de overeenkomst | Op de einddatum wordt de omgeving vergrendeld (lezen en exporteren blijft mogelijk, opnemen niet); 30 dagen daarna worden server, back-ups en sleutels gewist en ontvangt de klant een wissingsverklaring. Eerder wissen kan op schriftelijk verzoek. Factuurgegevens bewaren wij 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Supportverzoeken | Zolang nodig voor afhandeling en dossiervorming |
Forgewise Recall is ontworpen volgens privacy-by-design en privacy-by-default principes.
Alle verwerking vindt plaats binnen de Europese Unie, op servers die uitsluitend voor uw eigen omgeving draaien. Het uitschrijven van de audio (Whisper large-v3) gebeurt daar. Audio kan niet terechtkomen op infrastructuur die met andere klanten wordt gedeeld en wordt door ons niet naar buiten gestuurd. De enige weg naar buiten loopt via uzelf: degene die de opname heeft gemaakt kan het bestand downloaden zolang het bewaard wordt. Die download wordt vastgelegd in uw auditlogboek; wat er daarna met het bestand gebeurt, valt buiten onze omgeving en buiten onze controle.
Voor de AI-analyse gaat alleen tekst naar AWS Bedrock, via het EU-profiel: de verwerking blijft binnen de EU. Dat is het transcript met de gegevens van de vergadering die u invult, zoals deelnemers, agenda en context, en bij een gekoppelde vorige vergadering de actiepunten en besluiten daarvan. Er gaan geen stemkenmerken mee en ook geen schatting of een stem van een man of een vrouw is. Kiest u in de instellingen voor analyse in de eigen omgeving, dan blijft ook die tekst binnen uw omgeving; die optie is niet standaard actief. Een route naar AI-verwerking buiten de EU kan alleen worden geopend met een ontwikkelinstelling die op klantomgevingen niet aanwezig is: ontbreken de EU-sleutels, dan stopt de analyse met een foutmelding in plaats van buiten de EU uit te wijken.
Gebruikers kunnen daarnaast, uitsluitend op eigen initiatief, actiepunten of analyse-documenten exporteren naar hun eigen werkomgeving (Microsoft To Do, Google Tasks, OneDrive of Google Drive). Daarbij koppelt de gebruiker zijn eigen werkaccount; de gegevens belanden in de Microsoft 365- of Google Workspace-omgeving van de eigen organisatie en er wordt geen nieuwe subverwerker ingeschakeld. Elke export wordt in het auditlogboek vastgelegd en de koppeling is op elk moment te verbreken.
Op de publieke pagina's van recallapp.nl (zoals deze website en de blog) meten wij bezoekersaantallen met Umami, een statistiekprogramma dat op onze eigen server in de EU draait. Deze meting gebruikt geen cookies, bouwt geen bezoekersprofielen op en slaat geen herleidbare persoonsgegevens op; er wordt geen dienst van derden ingeschakeld. Binnen de applicatie zelf en op klantomgevingen wordt niet gemeten.
De volgende subverwerkers kunnen worden ingezet. Alle verwerking vindt plaats binnen de EU/EER; geen doorgifte naar derde landen.
| Partij | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| OVH B.V. (OVHcloud) | Serverhosting: applicatie, database, audio en verwerking | Gravelines, Frankrijk (EU) |
| Hetzner Online GmbH | Versleutelde offsite-back-ups en DNS | Duitsland / Finland (EU) |
| Amazon Web Services - Bedrock | AI-analyse van tekst, geen audio. Vervalt bij analyse in de eigen omgeving. | EU (EU-profiel; verzoeken blijven binnen de EU) |
| Scaleway - Transactional Email | E-mail (verslagen, meldingen, wachtwoord-reset). Alternatief: eigen SMTP-server. | Parijs (EU) |
AWS en bedrijven die persoonsgegevens in opdracht verwerken zijn onder verwerkersovereenkomst gebonden. Geen van deze subverwerkers gebruikt klantdata voor eigen doeleinden of modeltraining.
Klanten met admin-rechten kunnen via Instellingen › Compliance een kant-en-klaar AVG Artikel 30 Verwerkingsregister downloaden dat automatisch wordt gevuld met de actuele tenant-configuratie. Dit document kan direct worden aangeleverd aan de eigen Functionaris Gegevensbescherming of auditor.
Forgewise kijkt niet mee in uw vergaderingen. Medewerkers van Forgewise hebben geen account in uw omgeving en er is geen beheerscherm waarmee wij transcripten of analyses van klanten kunnen openen. Transcripten, analyses, instellingen en geluidsopnames staan versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM). Om een opname uit te schrijven of af te spelen, ontsleutelt de applicatie die in het werkgeheugen. Opnames van vóór deze wijziging worden niet omgezet en zijn binnen zeven dagen gewist.
Heeft u hulp nodig waarvoor wij in uw omgeving moeten kijken, dan zet u zelf supporttoegang aan. Die toegang geldt voor een door u gekozen periode, vervalt daarna automatisch en is op elk moment door u in te trekken. Het aan- en uitzetten en elke handeling van een supportaccount worden vastgelegd in uw auditlogboek, dat u zelf kunt inzien. Zonder die toestemming kan een supportaccount niet inloggen.
Voor extra bescherming kunt u kiezen voor de versterkte versleuteling met een eigen wachtwoordzin. De sleutel wordt dan mede uit die zin afgeleid. Wij bewaren de wachtwoordzin niet en kunnen de inhoud zonder uw wachtwoordzin niet ontsleutelen, ook niet op verzoek van uzelf of van een derde. Na het ontgrendelen staat de afgeleide sleutel in het werkgeheugen van de draaiende applicatie, zodat de verwerking kan doorgaan; na een herstart moet de wachtwoordzin opnieuw worden ingevoerd. De bescherming is zo sterk als de wachtwoordzin: kies een lange zin die niet te raden is. Houd er rekening mee dat de gegevens bij verlies van die wachtwoordzin definitief ontoegankelijk zijn.
Volledigheidshalve: zonder die versterkte versleuteling wordt de sleutel beheerd door Forgewise. Een beheerder met toegang tot de server zou de gegevens technisch kunnen ontsleutelen. Wij doen dat niet, en de maatregelen hierboven (geen accounts in uw omgeving, supporttoegang alleen met uw toestemming, volledige logging) zijn er om dat af te dwingen en aantoonbaar te maken.
Voor bepaalde onderdelen van Forgewise Recall kan gebruik worden gemaakt van externe AI-diensten voor analyse of samenvatting.
Persoonsgegevens die hiervoor worden verwerkt, worden uitsluitend gebruikt voor het leveren van de gevraagde functionaliteit. Forgewise gebruikt klantdata niet voor het trainen van eigen algemene AI-modellen.
Indien externe AI-diensten worden ingezet, worden daarvoor passende afspraken gemaakt over verwerking, beveiliging en gebruiksdoeleinden.
Een verzoek kan worden gestuurd naar privacy@forgewise.ai.
Indien Forgewise een verzoek ontvangt over persoonsgegevens waarvoor een klant verwerkingsverantwoordelijke is, kan Forgewise het verzoek doorgeleiden naar die klant.
Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan horen wij dat graag eerst via privacy@forgewise.ai.
Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Forgewise B.V., Brielle, Nederland, privacy@forgewise.ai
Forgewise kan dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in wetgeving, de Dienst of de wijze van verwerking. De meest actuele versie wordt beschikbaar gesteld via de website of de applicatie.